KODEKS ETYCZNEGO POSTĘPOWANIA GRUPY KAN

Grupa KAN zobowiązuje się prowadzić swoją działalność uczciwie i rzetelnie, tak aby każdy pracownik,

współpracownik i partner handlowy był traktowany z szacunkiem. Niezależnie od obowiązujących na terenie innych

spółek zasad prowadzenia biznesu, wartości lub lokalnych praw, niniejszy KODEKS ETYCZNEGO POSTĘPOWANIA

zawiera główne standardy prowadzenia biznesu stanowiące zasady etycznego postępowania, których powinni

przestrzegać wszyscy pracownicy i współpracownicy Grupy KAN.

KODEKS ETYCZNEGO POSTĘPOWANIA zawiera szczegółowe wyjaśnienia i przykłady zachowań w sytuacjach

problematycznych oraz klauzulę bezpieczeństwa.

I. KLAUZULA BEZPIECZEŃSTWA – NIE BÓJ SIĘ MÓWIĆ

Standardy etyczne przedstawione poniżej powinny być konsekwentnie przestrzegane przez wszystkich pracowników

i współpracowników Grupy KAN. Jeśli kiedykolwiek dowiesz się o zachowaniu, które Twoim zdaniem narusza niniejszy

Kodeks, zgłoś to swojemu przełożonemu lub Inspektorowi ds. Naruszeń - skontaktuj się z za pomocą:

a) adresu e-mail: [email protected]

b) telefonicznie: +48 516 108 175

c) listownie na adres: KAN Sp. z o.o. ul. Zdrojowa 51, 16-001 Kleosin z dopiskiem Inspektor ds. Naruszeń

zgłoszenia mogą być również anonimowe

Zarząd Grupy KAN zadba o bezpieczeństwo każdego pracownika i współpracownika, który w dobrej wierze będzie

chciał zasięgnąć porady lub zgłosić niewłaściwe zachowanie na podstawie niniejszych standardów etycznych.

Ochronie będzie podlegała również osoba, która pomimo współudziału w naruszaniu którejkolwiek z niniejszych

zasad ujawni to Zarządowi (instytucja świadka koronnego).

II. UCZCIWOŚĆ W BIZNESIE

2.1. TWOJA POSTAWA JAKO PRACOWNIKA, WSPÓŁPRACOWNIKA

Twoim podstawowym obowiązkiem jako pracownika, współpracownika jest wypełnianie powierzonych zadań w taki

sposób, aby twoja postawa miała decydujący wpływ na osiągnięcia zawodowe oraz bezpośrednio wpływała na

realizację celów Grupy KAN. Współpraca powinna być oparta na lojalności, wzajemnym szacunku i zaufaniu, a

nadrzędnym zobowiązaniem pracowników i współpracowników jest sukces Grupy KAN.

Z tego względu powinieneś:

a) przyczyniać się do realizacji strategii Grupy KAN, sumiennie i z najwyższą starannością wykonując swoje

obowiązki zawodowe;

b) przestrzegać terminowości i punktualności oraz ogólnie przyjętych form grzecznościowych w kontaktach

bezpośrednich i korespondencyjnych;

c) dążyć do efektywnego podnoszenia swoich kwalifikacji zawodowych i poziomu wiedzy, co wpłynie na bardziej

efektywne wykonywanie obowiązków oraz stworzenie możliwości rozwoju i awansu;

d) ponosić odpowiedzialność za własne słowo, czując się nim związanym tak, jak formalnie sporządzonym

dokumentem;

e) dbać w każdej sytuacji o dobre imię Grupy KAN i godne reprezentowanie Grupy KAN na zewnątrz, tak w

kontaktach formalnych, jak i nieoficjalnych;

f) dbać o swój wizerunek w firmie – nie stwarzać sytuacji powodujących zbędne podejrzenia lub domysły;

g) nie łączyć spraw zawodowych z prywatnymi, w tym nie zapraszać członków rodziny na spotkania organizowane

przez firmę;

h) przestrzegać prawa oraz ustalonych procedur postępowania, do których zobowiązana jest Grypa KAN wobec

swoich klientów, partnerów i kooperantów;

i) nie wykorzystywać czasu i miejsca pracy w Grupie KAN, a także materiałów Grupy KAN do wykonywania działań

niepowiązanych z Twoimi zadaniami służbowymi;

j) dbać o swój wygląd zewnętrzny oraz kulturę słowa tak wewnątrz Grupy KAN, jak i we wszelkich kontaktach z

otoczeniem.

2.2. PRZYJMOWANIE I UBIEGANIE SIĘ O KORZYŚCI. ZAPOBIEGANIE OSZUSTWOM.

2.2.1. Grupa KAN oczekuje od Ciebie wykonywania pracy w sposób solidny i uczciwy, niedopuszczania się kradzieży

lub niewłaściwego wykorzystania mienia firmy lub mienia swoich kolegów/koleżanek oraz niewprowadzania

kogokolwiek w błąd z zamiarem osiągnięcia korzyści w sposób niezamierzony przez Grupę KAN.

2.2.2. Obowiązuje Cię zakaz przyjmowania lub ubiegania się o korzyści związane lub wynikające z pełnionych przez

Ciebie funkcji i obowiązków.

2.2.3. Pod pojęciem korzyści rozumie się m.in. prezent lub nagrodę w różnych postaciach, jak: pieniądze, prezenty

okolicznościowe, opłata wyjazdów, urlopów, kredyt, honorarium, kontrakt, stanowisko, usługa świadczona

przez klientów, kooperantów lub dostawców itp.

2.2.4. Wyjątek stanowią drobne upominki okolicznościowe o wartości nieprzekraczającej kwoty ok. 100 euro -

otrzymanie upominków okolicznościowych przekraczających tę wartość należy zgłosić w formie pisemnej do

dyrektora HR.

2.2.5. W przypadku sytuacji wątpliwej należy zwróć się w formie pisemnej/e-mailowej o pomoc do swojego

bezpośredniego przełożonego/ dyrektora spółki, dyrektora HR.

2.2.6. Oszustwo to stosowany z premedytacją nieuczciwy sposób osiągnięcia nieuczciwego lub nielegalnego zysku,

jak również m.in. wprowadzenie w błąd, zatajenie, fałszowanie dokumentów (w tym elektronicznych) lub

bezprawne dokonywanie w nich zmian. Oszustwo może być popełnione przez jedną osobę lub przez kilka

osób (zmowa); mogą w nim uczestniczyć osoby z firmy i/lub spoza niej, np. dostawcy lub klienci.

2.2.7. Kierownictwo Grupy KAN jest odpowiedzialne za identyfikowanie źródeł oraz ryzyka oszustwa, stosowanie

odpowiednich środków kontroli oraz śledzenie na bieżąco wyników kontroli. Każdy kierownik powinien

zapoznać się z rodzajami nieprawidłowości, jakie mogą wystąpić w jego zakresie działania oraz uczulić

podległych pracowników/współpracowników na oznaki potencjalnego oszustwa.

2.2.8. PRZYKŁADY

a) Przykład 1

Pracownik lub współpracownik żąda korzyści za wybranie określonego dostawcy. Oznacza to, że za każdy

zakup pracownik lub współpracownik otrzymuje np. 2% uzgodnionej ceny zakupu. Jest to uważane za

kradzież, ponieważ w rzeczywistości cena zakupu płacona przez Grupę KAN mogłaby być o 2% niższa od

uzgodnionej. Takie zachowanie szkodzi interesom Grupy KAN i prowadzi do natychmiastowego zwolnienia

pracownika lub rozwiązania umowy ze współpracownikiem.

b) Przykład 2

Pracownik, współpracownik przedstawia Grupie KAN sfałszowane dokumenty, aby uzyskać finansowanie

zakupu materiału, który sprzeda na własny rachunek. Takie zachowanie jest uznawane za kradzież i

prowadzi do natychmiastowego zwolnienia pracownika lub rozwiązania umowy ze współpracownikiem.

c) Przykład 3

Pracownik otrzymuje korzyści w związku z udzieleniem dodatkowego rabatu handlowego dla kontrahenta.

Działanie takie naraża Grupę KAN na straty i prowadzi do natychmiastowego zwolnienia pracownika lub

rozwiązania umowy ze współpracownikiem.

2.2.9. PYTANIA I ODPOWIEDZI:

a) Pytanie i odpowiedź 1

Podejrzewam pracownika, współpracownika o oszustwo i chcę dowiedzieć się, co powinienem zrobić?

Należy poinformować bezpośredniego przełożonego o zaistniałej sytuacji i/lub Inspektora ds. Naruszeń

(patrz klauzula „nie bój się mówić”). Jeśli pracownik, współpracownik podejrzewa oszustwo – nie

powinien rozmawiać z żadną z zamieszanych w to osób i nie próbować samodzielnie prowadzić

dochodzenia ani ustalać faktów. Przełożony i/lub Inspektor ds. Naruszeń przyjrzy się sprawie i podejmie

właściwe działania.

b) Pytanie i odpowiedź 2

Podejrzewam, że mój przełożony jest zamieszany w plan oszustwa i chciałbym dowiedzieć się, jakie mam

podjąć działania?

Poinformuj Zarząd Grupy KAN oraz Inspektora ds. Naruszeń o zaistniałej sytuacji, wówczas sprawa

zostanie bezstronnie przeanalizowana i zbadana. W przypadku podejrzeń o oszustwo pracowników,

współpracowników z najwyższego kierownictwa, nie bój się mówić – zgłoś to z wykorzystaniem:

• adresu e-mail: [email protected]

• telefonicznie: +48 516 108 175

• listownie na adres: KAN Sp. z o.o. ul. Zdrojowa 51, 16-001 Kleosin z dopiskiem Inspektor ds. Naruszeń

zgłoszenia mogą być również anonimowe

c) Pytanie i odpowiedź 3

Czy poniosę konsekwencje za błędną ocenę sytuacji?

Grupa KAN docenia zaangażowanie swoich pracowników, współpracowników w interesy firmy i

gotowość do zgłaszania obaw dotyczących podejrzanych sytuacji. Możliwość wyeliminowania oszustwa

zależy od szybkiego i poufnego zgłoszenia. Oczywiście pracownik, współpracownik nie poniesie

negatywnych konsekwencji poinformowania o nieuczciwym postępowaniu w przypadku, gdy z

perspektywy czasu jego ocena sytuacji okaże się niewłaściwa. Niedopuszczalne jest jednak świadome

oskarżanie kogoś bez uzasadnionego powodu.

2.3. BEZ KORUPCJI I PRZEKUPSTWA

2.3.1. Polityka Grupy KAN bezwzględnie zakazuje wszelkich praktyk korupcyjnych w sektorach publicznych i

prywatnych we wszystkich krajach, w których prowadzi działalność.

2.3.2. Nie przekupuj (nie próbuj przekupywać) w żaden sposób innej osoby, organizacji lub firmy. Nie należy

oferować ani przyjmować niczego wartościowego z zamiarem uzyskania pomocy w sprawach biznesowych.

Grupa KAN unika przekupstwa lub konfliktu interesów w jakichkolwiek okolicznościach.

2.3.3. Możesz przekazać materiały reklamowe opracowane, przygotowane i zaewidencjonowane w firmach Grupy

KAN, zgodnie z zasadami opisanymi w procedurach dotyczących obrotu materiałami reklamowymi.

2.3.4. PYTANIA I ODPOWIEDZI:

a) Pytanie i odpowiedź 1

Wystąpiliśmy z wnioskiem o zezwolenie na dokonanie przeróbek w firmie. Lokalny urzędnik zasugerował, że

może przyspieszyć proces w zamian za niewielką odpłatność. Czy możemy przyjąć ofertę lokalnego urzędnika,

aby przyspieszyć proces w firmie?

Grupa KAN zabrania dawania drobnych gratyfikacji. Nie możesz przyjąć oferty lokalnego urzędnika i musisz

zgłosić to swojemu przełożonemu/dyrektorowi spółki oraz dyrektorowi HR.

b) Pytanie i odpowiedź 2

Co roku zapraszamy kilku dyrektorów ważnego klienta na kolację. Czy jest to dozwolone? Wydatki na

reprezentację mające na celu utrzymanie dobrych stosunków z klientem są dozwolone. Nie można jednak

wywierać niezgodnego z prawem nacisku i zawsze należy unikać jakiegokolwiek wrażenia przekupstwa.

2.4. NIEUCZCIWA KONKURENCJA, ZACHOWANIA ANTYKONKURENCYJNE/ ANTYMONOPOLOWE

2.4.1. Prawie wszystkie kraje, w których KAN prowadzi działalność, posiadają przepisy regulujące konkurencję (lub

przepisy antymonopolowe). Istotą tych praw jest zawsze to samo: przedsiębiorstwa nie mogą przekazywać

żadnych informacji poufnych swoim konkurentom. Oczywiście wyraźnie zakazane jest ustalanie cen między

konkurentami lub uzgodnienia (nawet nieoficjalnie) w aspekcie poszanowania czy koncentrowania się na

wzajemnych grupach klientów.

2.4.2. Zakaz tworzenia karteli rozumiany jest nawet znacznie szerzej. Naruszeniem prawa konkurencji jest

przekazanie przedstawicielowi przedsiębiorstwa konkurencyjnego informacji na temat naszej obecnie

prowadzonej polityki, naszych zamiarów lub nawet ostatnich decyzji dotyczących polityki handlowej.

2.4.3. Oczywiście istnieją dziedziny prawa konkurencji, które są bardziej zróżnicowane, jak na przykład: czy możemy

współpracować z danym przedsiębiorstwem na polu badań i rozwoju? Albo, czy można wspólnie kupować

produkty wejściowe? Albo, czy możemy rozmawiać o wyłączności z dostawcą czy dystrybutorem/klientem?

Są to pytania, które wymagają delikatnej analizy prawno-ekonomicznej. Prosimy nie podejmować żadnych

decyzji w takich kwestiach bez uprzedniej konsultacji ze swoim przełożonym.

2.4.4. Inny aspekt prawa konkurencji dotyczy kontroli spółek posiadających silną pozycję na danym rynku. Jeśli dana

firma ma bardzo silną pozycję na rynku (quasi-monopol lub dominację), swoboda handlowa zostaje znacznie

ograniczona przez niektóre prawa konkurencji. Zwykle uważa się, że dominacja rynku ma miejsce, kiedy

możemy ustalać własne zasady bez zwracania większej uwagi na konkurencję. Udział w rynku i dystans wobec

konkurentów są decydującymi cechami determinującymi dominację. Jeśli wierzymy, że mamy udział w rynku

na poziomie przynajmniej 5%, musimy bardziej dokładnie przeanalizować nasze warunki.

2.4.5. Czy nadal możemy zawierać układy na zasadach wyłączności czy możemy udzielać rabaty klientom? Jeśli

masz do czynienia z takimi pytaniami, prosimy o skontaktowanie się z przełożonym.

2.4.6. PRZYKŁADY

a) Przykład 1:

Odbywa się konferencja biznesowa. Omawiane kwestie dotyczą, między innymi, obowiązujących procedur

certyfikacyjnych i wniosków legislacyjnych związanych z normami, jakie muszą spełniać produkty.

W przerwie na kawę zaczynasz rozmowę z pracownikami firm konkurencyjnych. Temat rozmowy zmienia

się na obecnie trwające coroczne negocjacje z ważnym dystrybutorem. Dystrybutor ten żąda wyższych

rabatów, przedłużenia kredytu i okresu na zwrot towarów, zmniejszenia minimalnych zamówień,

większego wsparcia reklamowego i udziału w różnych działaniach marketingowych. Od kolegów

dowiadujesz się, że mają do czynienia z takimi samymi żądaniami i że prawdopodobnie przyjmą wnioski

dotyczące wsparcia marketingowego, a pozostałe zdecydowanie odrzucą. Teraz pytają, jak zareagujemy

na żądania. Odpowiadasz, że nie podjęliśmy jeszcze decyzji, ale uważasz, że rozważana przez nich

strategia jest słuszna. Stwierdzasz, że uważasz, iż byłoby dobrze gdyby chociaż pozostałe żądania mogły

zostać odrzucone. Rozmowa poważnie narusza postanowienia prawa konkurencji. Organy ochrony

konkurencji uznają, że informacje wymienione w tej rozmowie mają wpływ na negocjacje z klientami, a

tym samym na konkurencję. Takie domniemanie byłoby niezmiernie trudne do odparcia w trakcie

postępowania. W tym kontekście fakt, że dystrybutor może mieć silną pozycję na rynku dystrybucyjnym

nie ma żadnego znaczenia.

Co powinieneś zrobić gdy konkurencja (nawet dawny kolega, przyjaciel lub krewny) przekazuje Ci

informację handlową o swojej firmie?

Powinieneś powiedzieć, że nie wolno ci rozmawiać na temat żądań dystrybutora z przebiegu negocjacji

z dystrybutorem czy o naszej strategii negocjacyjnej. Jednocześnie dopuszcza się rozmowę o

zadowoleniu końcowych klientów z dystrybutorem lub o otwarciu nowego magazynu dystrybucyjnego

albo lokalizacji magazynu. Jako zasadę podczas każdego kontaktu z konkurencją należy przyjąć, że nie

wolno wymieniać informacji, które mogą w konsekwencji zainspirować nas lub naszą konkurencję do

przyjęcia naszej/ich strategii biznesowej, cen, portfolio produktów, procesu produkcyjnego, itp. lub

przynajmniej spowodować rozważenie takiej sytuacji.

b) Przykład 2:

Bierzesz udział w spotkaniu z grupą interesu. Grupa interesu składa się z różnych producentów sektora

rynku, który sprzedaje konkretny rodzaj produktu. Uczestnicy dyskusji omawiają wnioski, jakie należy

wyciągnąć ze wspólnej analizy produktu.

W trakcie dyskusji okazuje się, że konieczne będzie wprowadzenie kilku zmian produktu i zmodyfikowanie

procesu produkcji w celu spełnienia określonych standardów/norm technicznych. Podczas obiadu,

producent mówi, że ceny surowców oraz wyniki badań spowodują wzrost ceny. Stwierdza on, że jego

zdaniem, działania marketingowe powinny koncentrować się na ulepszonych właściwościach produktu.

Spotkanie można uznać za zgodne z prawem, ale trzeba zawsze pamiętać, aby w kontaktach z

konkurencją wystrzegać się niedozwolonych tematów. Niedozwolone jest wszystko, co wychodzi poza

zgodny z prawem cel wspólnego rozwoju i wprowadzania produktów do obrotu (np. wszelkie informacje

na temat właściwych dla uczestników spotkania działań marketingowych, cen lub rynków, jak również

informacje na temat kosztów produkcji lub zakupu). Tak więc, jeśli rozmowa dotyczy wzrostu cen surowca

i jego wpływu na koszty produkcji i ceny, powinieneś podejść do tej dyskusji z dystansem i wyjaśnić, że

nie chcesz brać udziału w wymianie takich informacji. To samo odnosi się do innych poufnych informacji

dotyczących klientów, obrotu, wielkości sprzedaży, zdolności, inwestycji, innowacji i technologii. Co

najwyżej dopuszcza się rozmowę na temat całkowitej sprzedaży lub rozwoju biznesu w ogóle, które nie

pozwalają na wyciągnięcie wniosków co do konkretnych produktów lub indywidualnych producentów.

c) Przykład 3:

Bierzesz udział w targach i reprezentujesz nasze produkty. Pracownik firmy konkurencyjnej odwiedza

stoisko i przedstawia się jako pracownik konkurencji. Mówi, że chciałby dowiedzieć się więcej w kwestii

rozwoju produktów i pyta o konkretne produkty prezentowane na stoisku. Chce poznać ceny, proces

produkcji i koszty prac rozwojowych, jak również zastosowane materiały. Jak należy reagować?

Nie ujawniaj tej osobie żadnych informacji innych niż informacje zawarte w broszurach produktowych,

arkuszach cen lub innych informacji dostępnych na stoisku lub stronie internetowej Twojej firmy.

Informacje związane z wprowadzaniem produktów na rynek, kosztami produkcji i rozwoju, jak również

know-how należą do bardzo ważnych danych biznesowych. Wymiana tych informacji stanowi naruszenie

prawa konkurencji. Nawet jeśli osoba ta proponuje, że także ujawni informacje na temat rozwoju

produktów przedsiębiorstwa konkurencyjnego itp. Tobie nie wolno przekazywać tej osobie tak poufnych

informacji.

2.5. NIEFORMALNE SPOTKANIA Z KLIENTAMI/KONTRAHENTAMI

2.5.1. Twoje uczestniczenie – jako przedstawiciel Grupy KAN – we wspólnych spotkaniach z klientami lub

dostawcami, kontrahentami obliguje Cię do godnego i kulturalnego reprezentowania Grupy KAN.

2.5.2. Przyjmując zaproszenie na spotkanie, musisz mieć na uwadze konieczność zachowania obiektywizmu i

działania zgodnie z interesem Grupy KAN.

2.5.3. Spotkania biznesowe (również kolacje) dotyczą spraw firmowych, dlatego nie należy zapraszać na nie

członków swojej rodziny.

2.5.4. Przyjęcie zaproszenia od dostawcy, kontrahenta musi być zatwierdzone przez Twojego przełożonego w

formie pisemnej lub drogą e-mailową, przy czym na spotkaniu z dostawcą, kontrahentem muszą być obecne

ze strony Grupy KAN co najmniej dwie osoby.

2.6. INFORMACJE BĘDĄCE WŁASNOŚCIĄ GRUPY KAN/ POUFNOŚĆ I OCHRONA ZASOBÓW GRUPY KAN

2.6.1. Jako pracownik, współpracownik Grupy KAN zobowiązany jesteś do zachowania poufności informacji

powierzonej Ci przez Grupę KAN lub którą uzyskałeś niezależnie od jej źródła, a która związana jest z Twoim

zatrudnieniem/współpracą – z wyjątkiem sytuacji, gdy zostaniesz upoważniony do ujawnienia informacji lub

kiedy będzie to wymagane przepisami prawa.

2.6.2. Oznacza to, że każda informacja dotycząca Grupy KAN z zasady nie jest informacją publiczną. Dotyczy to

również informacji, które zostały powierzone przez klientów, kontrahentów, dostawców itp.

W szczególności:

a) Nie wolno Ci ujawniać bez wyraźnego pozwolenia informacji będących własnością Grupy KAN.

b) W trakcie stosunku pracy lub współpracy, jak i po ich ustaniu, jesteś zobowiązany do bezterminowego

zachowania poufności w stosunku do wszystkich informacji związanych z pracą Grupy KAN.

c) Twoim obowiązkiem jest zabezpieczanie informacji, które znajdują się w Twoim posiadaniu, a wiążą się z

działalnością Grupy KAN, przed dostępem jakichkolwiek osób do tego niepowołanych lub

nieuprawnionych. Musisz podejmować działania zmierzające do ochrony własności materialnej oraz

innych aktywów przed bezprawnym użyciem lub utratą, w tym wykroczeniem lub przestępstwem, a także

w sytuacji nadużycia zaufania.

d) Wszelkie dane, które Grupa KAN chroni w jakikolwiek sposób – bez względu na miejsce i sposób ich

zapisania (dokumenty, komputer, rysunki techniczne itp.) – przypadku ich nieautoryzowanego

wyniesienia, skopiowania, przesłania z firmy lub poza infrastrukturę teleinformatyczną Grupy KAN

(serwery, nośniki, komputery służbowe), jak też nieautoryzowanego zniszczenia, usunięcia – bez względu

na cel tej czynności – jest traktowane jako nadużycie i działanie na szkodę Grupy KAN z konsekwencjami

dyscyplinarnymi i karnymi oraz odszkodowawczej odpowiedzialności cywilnej.

e) Ujawnienie informacji będących własnością Grupy KAN w celu uzyskania prywatnych korzyści lub

wykorzystywanie ich do celów prywatnych jest traktowane jako nadużycie i działanie na szkodę Grupy

KAN z konsekwencjami dyscyplinarnymi i karnymi oraz odszkodowawczej odpowiedzialności cywilnej.

f) W przypadku zaprzestania pracy/współpracy na rzecz Grupy KAN masz obowiązek zwrotu

nienaruszonych wszystkich dokumentów, w jakich posiadanie wszedłeś lub które stworzyłeś w trakcie

wykonywania obowiązków służbowych. Dotyczy to jakiejkolwiek dokumentacji niezależnie od tego, na

jakim nośniku się znajduje.

2.6.3. Cały majątek Grupy KAN powinieneś właściwie chronić przed utratą, kradzieżą lub zniszczeniem. Dotyczy to

w szczególności majątku trwałego, własności intelektualnej oraz informacji zawartej na jakichkolwiek

nośnikach informatycznych, elektronicznych (komputerowych). Przykładami takich informacji są: dane

organizacyjne, personalne, technologie i procesy, metody wytwarzania, marketing, reklama, dane handlowe,

dane finansowe oraz opracowania na temat planów rozwojowych.

2.6.4. Ponadto nie wolno Ci wykorzystywać majątku trwałego, własności intelektualnej, danych na nośnikach

informatycznych, elektronicznych (komputerowych) ani zajmowanego stanowiska do celów prywatnych.

2.6.5. Szczegółowy opis zasad dotyczących poufności danych znajduje się w programie NND w katalogu

INFORMATYKA/BEZPIECZEŃSTWO DANYCH/STANDARDY BEZPIECZEŃSTWA.

2.6.6. PRZYKŁADY:

a) Przykład 1

Jesteś trenerem drużyny piłkarskiej Twojego dziecka i pilnie potrzebujesz wysłać mailing do różnych

sponsorów następnego turnieju piłki nożnej. Wykorzystywanie służbowego konta e-mail do tego celu jest

niedozwolone. Twój firmowy adres e-mail zawiera adres firmy, dlatego koliduje to z przedmiotem działalności

firmy i może to zaszkodzić wizerunkowi lub reputacji Grupy KAN. Taki mailing powinien zostać wysłany z

twojego adresu prywatnego poza godzinami pracy.

b) Przykład 2

Jedziesz w delegację i rodzina prosi, abyś połączył wyjazd z prywatnymi wczasami. Niedozwolone jest łączenie

służbowych lunchów/kolacji/podróży z prywatnymi kolacjami/wczasami/wyjazdami w towarzystwie członków

rodziny lub przyjaciół.

2.7. DANE INFORMATYCZNE

2.7.1. Dane Grupy KAN przekazywane i/lub przechowywane elektronicznie (komputerowo) są aktywami

wymagającymi szczególnej ochrony. Dlatego też w przypadku nieautoryzowanego wyniesienia,

skopiowania, przesłania z firmy lub też poza infrastrukturę teleinformatyczną Grupy KAN (serwery, nośniki,

komputery służbowe) danych informatycznych – bez względu na miejsce i sposób ich zapisania – a także

nieautoryzowanego zniszczenia, usunięcia – bez względu na cel tej czynności – są traktowane jako nadużycie

i działanie na szkodę Grupy KAN z konsekwencjami dyscyplinarnymi i karnymi oraz odszkodowawczej

odpowiedzialności cywilnej.

2.7.2. W czasie i miejscu pracy Grupy KAN nie toleruje jakichkolwiek działań łamiących podstawowe wartości i

politykę Grupy KAN, w tym oglądania materiałów pornograficznych i innych materiałów sprzecznych z

ogólnie przyjętymi normami etycznymi i dobrymi obyczajami. Niezgodne z obowiązującymi zarządzeniami

Grupy KAN lub niewłaściwe używanie elektronicznych/informatycznych urządzeń (komputerów) i środków

przekazu, bez względu na ich rodzaj, jest traktowane jako poważne wykroczenie przeciwko Grupie KAN.

2.7.3. W Grupie KAN obowiązują normy BEZPIECZEŃSTWA DANYCH. Każdy użytkownik danych jest odpowiedzialny

za przestrzeganie tych norm i pokrewnych procedur. Szczegółowy opis zasad dotyczących ochrony danych

znajduje się w programie NND w katalogu INFORMATYKA/BEZPIECZEŃSTWO DANYCH.

2.8. KONFLIKT INTERESÓW

2.8.1. Konflikt interesów to sytuacja, której interes osobisty stoi w sprzeczności z interesem Grupy KAN. Jako

pracownik, współpracownik Grupy KAN jesteś zobowiązany do unikania sytuacji prowadzących do konfliktu

interesów.

2.8.2. Należy unikać i chronić się m.in. przed:

a) posiadaniem niezadeklarowanych powiązań finansowych i innych z klientami i podmiotami

współpracującymi z Grupa KAN;

b) jakimikolwiek powiązaniami z konkurencją, w tym przez zatrudnienie lub konsultacje;

c) angażowaniem się w jakikolwiek sposób w działalność konkurencyjną wobec Grupy KAN;

d) wykonywaniem pracy na rzecz osób trzecich z wykorzystaniem urządzeń Grupy KAN i czasu pracy

opłacanego przez Grupę KAN;

e) jakimkolwiek innym układem lub okolicznościami angażującymi rodzinę lub znajomych, które mogłyby

utrudnić lub uniemożliwić pracownikowi, współpracownikowi działanie w najlepiej pojętym interesie

Grupy KAN.

2.8.3. W przypadku, gdy Ty lub ktokolwiek z Twojej rodziny jest zaangażowany w działalność konkurencyjną

(faktycznie lub potencjalnie) – masz obowiązek złożenia przełożonemu/dyrektorowi spółki oraz dyrektorowi

HR pisemnego oświadczenia o tym fakcie.

2.8.4. Jako pracownik, współpracownik Grupy KAN jesteś za każdym razem zobowiązany do poinformowania

swojego przełożonego/dyrektora spółki oraz dyrektora HR o fakcie wystąpienia konfliktu interesów.

2.8.5. PRZYKŁADY:

a) Przykład 1

Pracujesz w dziale planowania firmy z Grupy KAN lub w dziale zakupów, a wiesz, że członkowie Twojej

rodziny (nawet dalszej) prowadzą firmę, która sprzedaje elementy konkurencyjne do elementów

produkowanych/sprzedawanych przez Grupę KAN. Nie możesz swojej wiedzy, np. o dostawcach, cenach,

rabatach Grupy KAN, wykorzystywać do przysporzenia korzyści firmie Twojej rodziny. Informacje

o dostawcach/klientach/cenach/rabatach stanowią tajemnicę i podlegają szczególnej ochronie. Powinieneś

też od razu pisemne zgłosić istnienie takiej działalności, aby zniwelować konflikt interesów.

b) Przykład 2

Pracujesz w dziale rozwoju firmy Grupy KAN, a Twój brat pracuje w dziale sprzedaży konkurencyjnej firmy.

Brat zaproponował założenie nowej firmy łączącej Twoją i jego wiedzę. Wiedza, którą zdobyłeś podczas swojej

pracy, uznawana jest za własność intelektualną Grupy KAN i nie może być wykorzystywana na Twoją korzyść

ani na korzyść członków twojej rodziny.

c) Przykład 3

Ty lub członek Twojej rodziny posiada udział finansowy w podmiocie, który chce prowadzić interesy z Grupa

KAN, a Ty uczestniczysz w podejmowaniu decyzji. Jest to wyraźny problem, który powinieneś omówić ze

swoim przełożonym i dyrektorem HR. On zdecyduje o podjęciu działań mających na celu zapewnienie, że nie

będziesz zaangażowany w imieniu Grupy KAN w ewentualną współpracę z tym podmiotem.

2.8.6. PYTANIA I ODPOWIEDZI:

a) Pytanie i odpowiedź 1

Mój dobry przyjaciel pracujący w firmie, która mogłaby być ważnym klientem Grupy KAN, zwraca się do mnie,

jako pracownika pionu handlu z zapytaniem, czy Grupa KAN byłaby zainteresowana sprzedażą na rzecz jego

firmy. Co powinienem zrobić?

Zgłoś zaistniałą sytuację swojemu przełożonemu, który zajmie się tą sprawą. Nie powinieneś być

zaangażowany w tę transakcję. Jednak ze względu na to, że możesz doprowadzić do pozyskania ważnego

klienta, wstrzymaj się z odpowiedzią do czasu rozmowy z przełożonym.

b) Pytanie i odpowiedź 2

Mój dobry przyjaciel poprosił mnie o udzielenie porady w jego firmie, która jest konkurentem KAN. Mimo że

prosił tylko o poradę techniczną, która nie jest informacją poufną – nie jestem pewien, co mam zrobić.

Do rozpatrywania takiej prośby powinieneś włączyć swojego przełożonego, który zapewni obiektywne

rozważenie pytania. Powinieneś mieć zawsze świadomość, że dzielenie się informacjami pomiędzy

konkurującymi ze sobą przedsiębiorstwami jest w wielu wypadkach zabronione przez przepisy o Nieuczciwej

Konkurencji. Patrz również pkt. Uczciwa i jawna konkurencja.

III. RELACJE Z KONTRAHENTAMI I KONKURENCJĄ

3.1. UCZCIWA I JAWNA KONKURENCJIA

3.1.1. Jako pracownik, współpracownik Grupy KAN zobowiązany jesteś do:

a) zachowania w tajemnicy informacji o firmach Grupy KAN, jeżeli wszedłeś w jej posiadanie w wyniku

współpracy, kontaktów nieformalnych lub przypadkiem;

b) przestrzegania praw autorskich;

c) nieudostępniania osobom trzecim chronionej dokumentacji i materiałów KAN bez wyraźnej, pisemnej

zgody Zarządu; informacją chronioną jest każda informacja dotycząca KAN niepodana do publicznej

wiadomości.

3.2. ZAKAZ DZIAŁALNOŚCI KONKURENCYJNEJ

3.2.1. W trakcie współpracy z Grupą KAN obowiązuje Cię zakaz wszelkiej działalności konkurencyjnej w stosunku

do Grupy KAN.

3.2.2. Zobowiązanie obejmuje wszelkie formy prawne działalności konkurencyjnej w branżach identycznych do

prowadzonych przez spółki Grupy KAN, a w szczególności: występowanie w charakterze pracownika, agenta,

zleceniobiorcy, świadczącego usługi na warunkach zlecenia, przyjmującego zamówienie (z umowy o dzieło),

pośrednika oraz pełnomocnika (prokurenta) podmiotów konkurencyjnych, prowadzenie przedsiębiorstwa we

własnym imieniu lub za pośrednictwem osoby trzeciej, pozostawanie w stosunku spółki.

IV. BEZPIECZNY BIZNES MIĘDZYNARODOWY

4.1. Ze względu na międzynarodowy charakter biznesu, Grupa KAN przestrzega wszelkich mających

zastosowanie sankcji handlowych lub gospodarczych, kontroli eksportu, embarga lub podobnych praw,

przepisów, reguł, środków ograniczenia, list stron ograniczonych lub wyznaczonych, licencji, nakazów lub

wymogów, które mogą obowiązywać w danym momencie, mających zastosowanie w UE, Wielkiej Brytanii,

USA i ONZ.

4.2. KRAJE OBJĘTE ZAKAZEM HANDLU

4.2.1. Grupa KAN nie prowadzi obecnie bezpośrednich i pośrednich interesów z następującymi krajami:

Syrią, Sudanem, Koreą Północną, Iranem, Kubą, Krymem, część terytorium Ukrainy: obwód Doniecki

i obwód Ługański.

4.3. PRODUKTY PODWÓJNEGO ZASTOSOWANIA, WOJSKOWE LUB OBŁOŻONE SANKCJAMI

4.3.1. Pracownicy oraz współpracownicy Grupy KAN zobowiązani są do weryfikowania czy produkty,

usługi, wiedza lub technologia są uważane za produkty wojskowe, produkty podwójnego

zastosowania lub są objęte sankcjami danego kraju (np: kraju docelowego).

4.3.2. Produkty podwójnego zastosowania mogą być stosowane zarówno do celów cywilnych, jak i

wojskowych, obejmują technologie radarowe i laserowe do nawigacji morskiej i innej, ale również

potencjalnie do systemów nawigacji wyrzutni rakietowych lub produkcji broni jądrowej.

4.3.3. Pracownicy I współpracownicy Grupy KAN zobowiązani są do przestrzegania odpowiednich

przepisów prawa i uzyskania zezwoleń przed eksportem produktów, które są ograniczone przez

sankcje.

4.4. STRONY OBJĘTE SANKCJAM

4.4.1. Pracownicy oraz współpracownicy Grupy KAN zobowiązani są do weryfikowania czy strony

transakcji znajdują się na najnowszych listach (tzw. “czarne listy”) podmiotów lub osób objętych

sankcjami w danym kraju, UE, Wielkiej Brytanii, USA lub na listach określonych przez ONZ.<